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Título
Text copied to clipboard!Gerente de Documentos
Descripción
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Estamos buscando un Gerente de Documentos altamente organizado y detallista para unirse a nuestro equipo. Esta posición es clave para garantizar que todos los documentos de la empresa estén correctamente almacenados, clasificados, actualizados y accesibles para los equipos que los necesiten. El candidato ideal tendrá experiencia en la gestión documental, conocimiento de sistemas de gestión electrónica de documentos (DMS) y una fuerte comprensión de los requisitos legales y de cumplimiento relacionados con la documentación empresarial.
El Gerente de Documentos será responsable de desarrollar e implementar políticas y procedimientos de gestión documental, asegurando que todos los documentos cumplan con los estándares internos y externos. También trabajará estrechamente con otros departamentos para identificar necesidades documentales, establecer controles de acceso y garantizar la seguridad de la información.
Además, esta persona liderará iniciativas de digitalización, organizará auditorías documentales periódicas y capacitará al personal en el uso adecuado de los sistemas de gestión documental. Se espera que el Gerente de Documentos tenga habilidades excepcionales de comunicación, capacidad para trabajar bajo presión y un enfoque proactivo para resolver problemas relacionados con la documentación.
Este rol es fundamental para mejorar la eficiencia operativa, reducir riesgos legales y facilitar la toma de decisiones basada en información precisa y accesible. Si tienes pasión por la organización, la tecnología y la mejora continua, ¡esta es tu oportunidad para marcar la diferencia!
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Desarrollar y mantener políticas de gestión documental.
- Supervisar la organización, almacenamiento y recuperación de documentos.
- Implementar y administrar sistemas de gestión electrónica de documentos (DMS).
- Garantizar el cumplimiento de normativas legales y de seguridad de la información.
- Coordinar la digitalización de documentos físicos.
- Capacitar al personal en procedimientos y herramientas de gestión documental.
- Realizar auditorías periódicas de archivos y documentos.
- Establecer controles de acceso y permisos para documentos confidenciales.
- Colaborar con otros departamentos para identificar necesidades documentales.
- Gestionar el ciclo de vida de los documentos, incluyendo archivo y eliminación segura.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Título universitario en Archivística, Administración, Biblioteconomía o campo relacionado.
- Experiencia mínima de 3 años en gestión documental o archivística.
- Conocimiento de normativas legales aplicables a la documentación empresarial.
- Dominio de herramientas de gestión documental y sistemas DMS.
- Habilidades organizativas y atención al detalle.
- Capacidad para manejar información confidencial con discreción.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Capacidad para liderar proyectos de digitalización.
- Conocimiento básico de seguridad informática.
- Habilidad para trabajar en equipo y colaborar con múltiples departamentos.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Qué experiencia tiene en la implementación de sistemas de gestión documental?
- ¿Cómo garantiza el cumplimiento legal en la gestión de documentos?
- ¿Ha liderado proyectos de digitalización de archivos físicos?
- ¿Qué herramientas DMS ha utilizado anteriormente?
- ¿Cómo maneja documentos confidenciales o sensibles?
- ¿Qué estrategias utiliza para capacitar al personal en gestión documental?
- ¿Cómo organiza la estructura de archivos digitales?
- ¿Ha trabajado con auditorías documentales? ¿Cuál fue su rol?
- ¿Cómo prioriza tareas cuando hay múltiples solicitudes documentales?
- ¿Qué medidas toma para asegurar la integridad de los documentos?
